「事務職の仕事に就きたい」と、求人情報を見てみると・・「基本的なパソコンの操作」「エクセルやワードの基本操作」と、いった言葉を多く見かけませんか？
- 基本的な操作って、どの程度をいうんだろう・・・？
- 使ったことはあるけど、事務職でエクセルができるレベルって、どの程度あればいいのかなぁ？
- エクセルやワードを独学だけど使えるけど・・使えるって、言えるのかな？
と、疑問が出てきませんか？
では、どの程度、エクセル（Excel）やワード（word）が使えたら「基本的なパソコンのスキルがある」と言えるのでしょうか。早速、ご紹介したいと思います。
Excel・Wordのスキルレベルチェック
ExcelやWordのスキルレベルを見てみましょう。求人に書かれている「初級程度」「中級程度」を機能別にまとめてみました。
とはいえ、会社ごとに求めるレベルは異なりますので、参考までにとどめておいてくださいね。
エクセル（Excel）のスキル
基本・初級程度
・フォーマット化された表に入力
・コピー＆ペースト
・データの保存・上書き保存
・セルの書式設定（網掛け、色、フォント、罫線等）
・行や列の挿入・削除
・表の作成（罫線を引く）
・四則演算（+、－、÷、×）
・基本的な集計関数（SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT等）
・印刷範囲の設定、調整
中級・上級程度
・グラフの作成
・関数（IF、VLOOKUP、DATE・LEFT・RIGHT等）
・シート操作（表示固定、セル結合など）
・データの集計（データの並び替え、データの抽出など）
・ピボット集計機能
・図形作成
・条件付き書式の設定
・データのインポート
・マクロ（作業を自動化する機能）
・VBA（簡単なプログラミングにより、複雑な処理を自動化）
ワード（Word）のスキル
基本・初級程度
・データの入力
・文字の装飾（文字サイズ、色、フォントの変更など）
・文字の配置設定（右寄せ、左寄せ、中央揃え、均等割り付け）
・行間の調整
・印刷（余白、ページ設定、用紙サイズ変更など）
中級・上級程度
・段落のインデントや間隔調整
・画像、図形、表の挿入
・データを元に表やグラフの作成
・データの差し込み印刷
・リンクの添付
・ラベル、目次の作成
・段組みの設定
・校正機能の設定
パソコンを使う上で必要な操作
エクセルやワードが、注目されがちですが、あくまでも「パソコンの基本操作はできるでしょ」が前提です。でも「そのパソコンの基本的な操作ってどんなこと？」と、思われたあなたにご紹介しておきますね。
1.タイピングスキル
「タイピング」とは、パソコンに文字を入力することを指します。タイピングのスキルは、パソコンを使う上で必要不可欠なスキルです。同じ文書を作成するにも、文字入力が速ければ、仕上がりのまでの時間も短くなります。
とはいえ、速ければいいというものではありません。正確に、速く入力できることが重要です。
タイピング速度は、1分間に100文字程度の入力はできるようになっておきたいですね。
タイピング速度をチェック
- e-typing（目標：Cレベル以上）
「WPM」は、正式なタイピング速度の計測方法で、1分間に入力した英数字の数を記録します。よって、タイピング速度の平均は、基本的にWPMで表示されます。
2.ファイルやフォルダーの操作
「ファイル」とは、パソコン上に保存されている文書などの書類のことで、「フォルダー」は、ファイルを整理・管理するための入れ物です。毎月管理する書類や社外に提出する書類など、データがごちゃ混ぜになっていると、情報漏洩にもなりかねません。
ファイルの移動やコピー、削除など、必要な時に必要な操作ができるようになると、データを見つけやすくなり仕事の効率が上がります。また、Zipファイルの作成や展開方法、フォルダー管理も必要です。
3.メールの送受信
事務職に限らず、関係者とのやり取りでメールを使用することは必須です。
基本的に、メールの送受信や資料添付などができれば大丈夫ですが、「CC」や「BCC」の使い方や、アドレス帳への登録など、最低限の機能は知っておくこと必要です。
他にも、在宅ワークなどで活躍する「Chatwork（チャットワーク）」や「ZOOM（ズーム）」などのチャット・通話ツールを使用する機会も増えているみたいですね。
一般事務で求められるパソコン以外のスキル
パソコンが使えれば、事務職に就けるかというと、そうではありません。実際、パソコンの操作に自信がない人でも、採用されています。
では、何が求められているのか？
- 臨機応変な対応力
- コミュニケーションスキル
- 作業の正確性やスピード
- PCスキル
- スケジュール管理能力
などです。
一般事務とはいえ、終日、パソコンに向かっている訳ではありません。ファイリングや伝票の処理、整理、電話対応、郵便物の発送など、他の社員のサポートをすることも多いものです。
1日の就労時間は、限られている訳ですから、効率よく業務をこなすためのパソコンスキルは、必要不可欠となります。